働き方の多様化に伴い、本業を続けながら別の会社で働いたり、個人で事業を行ったりする「兼業・副業」を検討する従業員も増えています。
熊本市の企業にとっても、兼業・副業は従業員のスキルアップや新しい知識・経験の獲得につながる可能性があります。
一方、会社側が十分なルールを設けないまま兼業を認めてしまうと、労働時間の管理だけでなく、秘密情報の持ち出しや競業といった問題につながることがあります。
特に注意したいのが、
「就業規則には兼業について書いてあるものの、どこまで許されるのかが明確ではない」
というケースです。
たとえば、熊本市内の企業で働く従業員が、勤務時間外に同業種の会社で副業を始めたとします。
会社の就業規則には「会社の許可を得れば兼業可能」とだけ規定されており、競合企業での勤務、顧客情報の取り扱い、業務データの持ち出し、秘密保持などについて具体的なルールが定められていなかったとします。
その従業員が副業先で仕事をする際、「本業で使っている資料を参考にすれば効率よく作業できる」と考え、顧客に関する資料や社内データの一部を個人のパソコンやクラウドサービスへ移してしまったらどうでしょうか。
本人に「会社の情報を漏洩させよう」という意図がなかったとしても、結果として本業の会社が管理すべき情報が社外に持ち出されることになります。
さらに、その情報を副業先で利用した場合には、顧客との信頼関係や会社の信用にも影響を及ぼしかねません。
ここで会社側が直面するのが、
「兼業は認めたが、会社の情報を使ってよいとは認めていない」
という問題です。
しかし、就業規則や兼業規定に具体的な禁止事項が書かれていなければ、会社と従業員との間で認識にずれが生じる可能性があります。
そのため、兼業・副業制度を導入する際には、単に「副業を認める・認めない」というルールだけでは十分とはいえません。
兼業先の届出や承認手続きに加えて、秘密保持、競業行為、会社設備やデータの利用、顧客情報の取り扱いなどについて、あらかじめ具体的なルールを設けておくことが重要です。
社会保険労務士の立場から就業規則を確認する場合にも、「兼業許可制という一文があるから大丈夫」と考えるのではなく、実際にトラブルが発生したときに判断できる内容になっているかという視点が欠かせません。
この記事では、熊本市の企業で兼業規定が不明確なことによって情報漏洩へ発展するケースを題材として、兼業・副業に関する就業規則では何を定めるべきなのか、企業がどのような情報漏洩対策を講じるべきなのかを、社会保険労務士の視点から解説します。
目次
熊本市で「兼業規定」が不明確だったため情報漏洩に発展した事例の重要ポイント
兼業先への情報持ち出しはなぜ起きたのか？熊本市のケースを社会保険労務士の視点から解説
兼業・副業に伴う情報漏洩というと、従業員が意図的に顧客名簿や営業秘密を持ち出すようなケースを想像するかもしれません。
しかし、企業が注意すべきなのは、悪意のある情報持ち出しだけではありません。
兼業規定や情報管理のルールが曖昧だったため、従業員本人が問題のある行為だと十分認識しないまま、会社の情報を社外へ持ち出してしまうケースも考えられます。
たとえば、熊本市内の企業で営業担当として働く従業員が、休日を利用して別の事業者の業務を手伝うようになったケースを考えてみましょう。
本業の会社では兼業そのものは禁止されておらず、上司も従業員が副業していることを把握していました。
ところが、就業規則には「兼業する場合は会社に届け出ること」といった一般的な規定しかなく、次のような事項が明確に定められていませんでした。
・競合する企業で働いてよいのか
・本業で作成した資料を副業で利用してよいのか
・顧客情報を個人端末へ保存してよいのか
・会社のノウハウや営業資料をどこまで秘密情報として扱うのか
・兼業先へ開示してはいけない情報は何か
その状態で従業員が副業先から資料作成を依頼され、「本業で使っている資料を参考にすれば早い」と考えて、会社の営業資料を個人のクラウドストレージへ保存したとします。
さらに、その資料を加工して副業先の業務に利用したことで、本業の顧客情報や営業上のノウハウの一部が副業先から閲覧できる状態になってしまいました。
このような場合、直接的な原因は従業員による情報の持ち出しです。
しかし、企業の労務管理という観点から見ると、それだけで問題を終わらせるべきではありません。
「兼業時に何をしてはいけないのか」が従業員に伝わるルールになっていたかを確認する必要があります。
兼業を認めるのであれば、会社として許容できない行為についても明確にしておくことが重要だからです。
特に、同業他社や取引関係のある企業で兼業する場合には、本業で得た知識や経験と、本業の会社が管理する秘密情報との境界が曖昧になりやすくなります。
従業員本人の一般的なスキルや経験まで一律に制限することは適切ではありませんが、顧客情報、未公開の営業資料、価格情報、社内マニュアル、業務上知り得た取引情報などについては、会社としてどのように管理するのかを整理しておく必要があります。
そのため、兼業規定を整備するときは、
「兼業を許可するか」
だけではなく、
「どのような場合には兼業を制限するのか」
「兼業時にどの情報を持ち出してはいけないのか」
「違反が確認された場合にどのように対応するのか」
まで検討することがポイントです。
社会保険労務士へ就業規則の作成・見直しを相談する際にも、既存の兼業規定だけを単独で確認するのではなく、服務規律、秘密保持、懲戒規定などとの整合性を含めて確認することが重要です。
熊本市で兼業・副業制度を導入している企業、あるいはこれから導入を検討している企業は、従業員から最初の兼業申請が出てから対応を考えるのではなく、事前にルールを具体化しておくことがトラブル防止につながります。
熊本市の企業が兼業規定を整備する際の注意点
兼業・副業による情報漏洩を防ぐためには、単に「会社の情報を外部に漏らしてはいけない」と定めるだけでは十分とはいえません。
従業員が実際に兼業を始める場面を想定し、「何を会社へ届け出るのか」「どのような兼業を制限するのか」「どの情報を持ち出してはいけないのか」を具体的にしておくことが重要です。
特に中小企業では、経営者や上司と従業員との距離が近く、
「副業することは聞いているから大丈夫」
「勤務時間外のことだから本人に任せている」
といった対応になることも考えられます。
しかし、口頭で兼業を認めているだけでは、後になって問題が発生した際に「会社はどこまで認めていたのか」が曖昧になる可能性があります。
そのため、兼業・副業を認める企業では、就業規則や兼業規定と実際の運用を一致させることが大切です。
社会保険労務士が解説する「秘密保持・競業避止・情報管理」の定め方とよくある質問
兼業規定を整備する際に確認しておきたいのが、「秘密保持」「競業」「情報管理」の3つです。
まず、秘密保持についてです。
兼業をしているかどうかにかかわらず、従業員が業務上知り得た会社の秘密情報を不適切に社外へ持ち出すことは、企業にとって大きなリスクとなります。
兼業・副業の場合には、本業とは別の仕事をするため、特に情報の境界が曖昧になりやすい点に注意が必要です。
たとえば、本業で作成した顧客リストや営業資料を副業先でそのまま利用することは問題だと理解していても、
「資料のひな型だけなら問題ない」
「顧客名を消せば使ってもよい」
と従業員自身が判断してしまうことがあります。
そのため、秘密保持規定では、単に「秘密を漏らしてはならない」と記載するだけでなく、会社として保護する情報の範囲を整理しておくことが重要です。
顧客情報、取引先情報、価格や原価に関する情報、営業資料、社内マニュアル、技術情報、従業員の個人情報など、自社でどのような情報を取り扱っているのかを確認しておきましょう。
次に注意したいのが、競業に関するルールです。
兼業を認めている企業でも、どのような兼業でも無条件に認めなければならないという考え方ではありません。
たとえば、従業員が競合企業で勤務することによって、自社の秘密情報が流出するおそれがある場合や、自社の正当な利益が害される可能性がある場合には、会社として慎重な判断が必要になります。
ただし、「同業種での副業はすべて禁止する」など、必要以上に広い制限を設ければよいわけでもありません。
会社側の利益を守る必要性と、従業員の働き方とのバランスを考える必要があります。
「競業だから禁止」と一律に判断するのではなく、兼業先の事業内容、従業員が担当する業務、本業での職務、秘密情報へアクセスできる立場かどうかなどを確認できる仕組みにしておくことがポイントです。
そして、情報漏洩防止という意味で特に重要なのが、日常的な情報管理です。
就業規則に秘密保持条項があっても、従業員が会社のデータを自由に個人端末へ保存できる状態であれば、実際の情報漏洩リスクを十分に抑えられないことがあります。
たとえば、次のようなルールを明確にすることが考えられます。
・会社の資料を私用メールアドレスへ送信しない
・会社が認めていないクラウドストレージへ業務データを保存しない
・会社貸与のパソコンを兼業・副業に使用しない
・顧客情報を個人のスマートフォンやパソコンへ保存しない
・兼業先へ本業の資料やデータを提供しない
会社の業種や業務内容によって必要な対策は異なるため、自社の実態に合わせてルールを設計することが大切です。
また、
「副業を全面的に禁止しておけば、情報漏洩対策になるのでしょうか？」
という質問も考えられます。
必ずしもそうとは限りません。
副業を禁止する規定を設けたとしても、会社の情報管理そのものが不十分であれば、情報漏洩のリスクがなくなるわけではありません。
重要なのは、副業の可否だけに注目するのではなく、秘密保持や情報管理を含めて総合的にルールを整備することです。
また、
「従業員から兼業の申請があった場合、どこまで確認すればよいのでしょうか？」
という疑問もあります。
兼業申請書などを用意し、兼業先の業種、業務内容、勤務予定時間など、会社が判断するために必要な事項を確認できるようにする方法があります。
さらに、情報漏洩や競業のリスクが考えられる場合には、秘密保持義務などを改めて本人に確認することも検討できます。
ここで大切なのは、書類を作ること自体を目的にしないことです。
兼業申請書を提出させても、その後に会社が内容を確認していなければ、制度が形骸化してしまいます。
申請を受けた際に誰が確認するのか、どのような場合に追加確認を行うのか、兼業内容が変更された場合に再度届出を求めるのかなど、実際の運用まで決めておく必要があります。
さらに、兼業規定だけを改定して終わりにするのではなく、服務規律や秘密保持規定、情報セキュリティに関する社内ルール、懲戒規定などとの整合性も確認しましょう。
就業規則は、条文を追加すれば完成するものではありません。
実際に問題が起きた場面を想定し、それぞれの規定が矛盾なく機能するように整備することが重要です。
熊本市全域で兼業規定を明確にするメリット
兼業規定を整備する目的は、従業員の副業を制限することだけではありません。
むしろ重要なのは、「会社としてどのような兼業・副業を認め、どのような場合には制限するのか」を明確にし、会社と従業員の認識をそろえることです。
兼業・副業をめぐるトラブルでは、会社側が「当然守ってくれると思っていた」と考えていた一方、従業員側は「禁止されているとは知らなかった」と認識していたというように、双方の認識が食い違うことがあります。
たとえば、会社側は「競合企業で働くことは当然認められない」と考えていたとしても、就業規則に具体的なルールがなく、兼業申請時にも説明していなければ、従業員にはその考えが十分伝わっていない可能性があります。
情報の取り扱いについても同様です。
会社側にとっては重要な営業資料であっても、従業員が「普段使用している資料なので、自宅のパソコンで作業しても問題ない」と判断してしまう可能性があります。
このような認識のずれを減らすためにも、兼業規定と情報管理ルールを明確にしておくことが重要です。
熊本市周辺の企業にも当てはまる兼業・副業時代の情報漏洩対策
兼業規定を明確にする第一のメリットは、情報漏洩リスクを従業員に具体的に認識してもらいやすくなることです。
「秘密情報を漏らしてはいけない」という抽象的な規定だけでは、どの行為が問題になるのか判断しにくい場合があります。
そこで、会社の業務データを個人のクラウドサービスに保存しない、私用メールへ転送しない、兼業先のパソコンへ保存しない、顧客情報や営業資料を兼業先で利用しないといった具体的なルールを設けることで、従業員も取るべき行動を理解しやすくなります。
第二のメリットは、兼業申請をきっかけとしてリスクを事前に把握できることです。
たとえば、従業員から兼業申請があった際に、兼業先の業種や担当する業務などを確認する仕組みがあれば、本業との競業や秘密情報の取り扱いについて検討できます。
一方、「副業は自由です」とだけ定めている場合には、会社が従業員の兼業状況を把握できず、問題が発生してから初めて競合企業で働いていたことを知るといった事態も考えられます。
第三のメリットは、問題発生時の対応方針を明確にしやすくなることです。
情報漏洩が発覚した場合、会社は「どの規定に違反したのか」「本人にどのようなルールを周知していたのか」などを確認する必要があります。
このとき、兼業規定、秘密保持規定、服務規律、情報セキュリティに関するルールなどが整備されていれば、事実関係を整理する際の基準になります。
反対に、ルールが曖昧なままでは、問題が発生してから会社側が判断基準を考えなければならなくなり、対応に迷う可能性があります。
さらに、兼業規定の整備には「従業員が安心して兼業について相談できる環境を作る」という側面もあります。
会社が兼業について何も示していない場合、従業員が「会社に伝えたら副業を禁止されるのではないか」と考え、会社へ申告せずに兼業を始めてしまう可能性もあります。
兼業の手続きや判断基準が明確になっていれば、従業員が事前に会社へ相談しやすくなります。
結果として会社も兼業の実態を把握しやすくなり、情報漏洩や競業などのリスクについて事前に確認する機会を持つことができます。
また、兼業・副業では情報管理だけでなく、本業への支障についても考える必要があります。
副業によって十分な休息を確保できず、本業での業務に影響が生じるケースも考えられます。
そのため、兼業規定を整備するときには、情報漏洩対策だけに限定せず、健康管理や本業への影響なども含めて検討することが大切です。
熊本市だけでなく、熊本市周辺で事業を行う企業にも同様の考え方が当てはまります。
企業の規模が小さいからといって、兼業・副業による情報漏洩リスクがなくなるわけではありません。
むしろ、顧客情報や営業資料などを一部の従業員が幅広く取り扱っている中小企業では、一人の従業員による情報の持ち出しが会社全体に大きな影響を及ぼす可能性があります。
だからこそ、「大企業のような細かな規則までは必要ない」と考えるのではなく、自社の規模や業務内容に合ったルールを整備することが重要です。
たとえば、最初から複雑な制度を作るのではなく、
・兼業を始める前の届出方法
・会社へ報告する事項
・競業に該当する可能性がある場合の確認方法
・会社情報の持ち出し禁止
・会社のパソコンやアカウントの私的利用禁止
・兼業内容に変更があった場合の再届出
といった基本的な事項から整理する方法があります。
そのうえで、実際の運用状況を確認しながら必要に応じて規定を見直していくことが現実的です。
社会保険労務士に兼業規定や就業規則について相談するメリットの一つは、インターネット上にある一般的なひな型をそのまま使用するのではなく、自社の雇用管理や実際の働き方を踏まえて規定を検討できることです。
同じ熊本市内の企業であっても、業種、従業員数、勤務形態、取り扱う情報などによって必要な兼業ルールは異なります。
特に、すでに従業員の兼業・副業を認めている企業では、「就業規則に兼業規定があるか」だけではなく、「現在の規定で実際のリスクに対応できるか」という視点で確認することが大切です。
まとめと結論｜熊本市の企業は兼業規定と情報管理ルールの見直しを
兼業・副業を認める企業にとって、「兼業を認めるか、禁止するか」だけを決めることが兼業規定の目的ではありません。
重要なのは、兼業・副業をする従業員に対して、会社として守ってほしいルールを明確にすることです。
今回取り上げたように、兼業規定が不明確な状態では、従業員本人に情報を漏洩させる意図がなかったとしても、本業で使用している資料を副業先で利用したり、会社のデータを個人のパソコンやクラウドサービスへ保存したりすることによって、結果的に情報漏洩へつながる可能性があります。
「会社の情報を持ち出してはいけないことは、言わなくても分かるだろう」と考えるのではなく、具体的なルールとして従業員へ示しておくことがトラブル防止につながります。
熊本市で兼業規定を整備する場合には、特に次のような項目を確認しておきましょう。
・兼業・副業を始める際の届出や申請方法
・会社が兼業内容を確認する際の基準
・競合企業などで兼業する場合の取り扱い
・顧客情報や営業資料などの秘密保持
・会社データの個人端末への保存や持ち出しに関するルール
・会社のパソコン、メールアドレス、クラウドサービスなどの利用範囲
・兼業内容が変更された場合の再届出
・本業への支障や健康管理に関する確認
・服務規律や懲戒規定との整合性
ただし、これらを就業規則へ追加すれば、それだけで情報漏洩を完全に防げるわけではありません。
就業規則を整備した後は、従業員へ内容を周知し、兼業申請があった場合の社内手続きについても統一しておく必要があります。
また、会社が取り扱う情報や働き方は変化します。
以前は会社のパソコンだけで仕事をしていた企業でも、クラウドサービスやスマートフォン、テレワークなどを利用するようになれば、新しい情報管理上のリスクが発生する可能性があります。
そのため、兼業規定や情報管理ルールは、一度作成したら終わりではありません。
現在の働き方や社内のIT環境、実際の兼業・副業の状況などに合わせて、定期的に見直すことが大切です。
特に「就業規則を作ったのが何年も前で、その後ほとんど見直していない」「副業を始める従業員が出てきたものの、現在の就業規則で対応できるのか分からない」という熊本市の企業は、兼業規定だけでなく、服務規律や秘密保持規定を含めて確認してみるとよいでしょう。
会社と従業員の双方がルールを理解したうえで兼業・副業を運用できる環境を整えることが、情報漏洩や労務トラブルを未然に防ぐ第一歩となります。
熊本市で兼業規定・就業規則について社会保険労務士に相談する理由とお問い合わせ情報
兼業規定を作成・見直しするとき、インターネット上の就業規則や兼業規定のひな型を参考にする企業もあるでしょう。
ひな型は、どのような項目を定めればよいのかを把握するうえでは参考になります。
しかし、その内容が自社の実態に合っているとは限りません。
たとえば、顧客情報を多く扱う会社と、製造技術や設計情報を扱う会社では、特に保護すべき情報が異なります。
営業担当者が社外で仕事をすることの多い会社と、原則として社内だけで業務を行う会社でも、必要となる情報管理ルールは変わってきます。
さらに、兼業・副業について規定する場合には、兼業規定だけを見るのではなく、就業規則全体との整合性を確認する必要があります。
具体的には、服務規律、秘密保持、労働時間、休職、懲戒など、既存の規定との関係を確認しながら整備することが重要です。
ここが、兼業規定について社会保険労務士へ相談する意味の一つです。
社会保険労務士に相談することで、現在の就業規則を確認しながら、自社の実態に合わせてどの部分を見直す必要があるのかを整理できます。
たとえば、
「従業員から副業をしたいと言われたが、現在の就業規則で対応できるのか」
「兼業を届出制にするのか、許可制にするのか迷っている」
「競合企業での副業について、どのように規定すればよいのか」
「副業先への顧客情報や営業資料の持ち出しを防ぎたい」
「昔作った就業規則なので、現在の働き方に合っているか確認したい」
といった悩みがある場合には、兼業規定を含めた就業規則全体を確認することをおすすめします。
特に、実際に兼業・副業を希望する従業員が現れてから急いで規定を作成すると、十分な検討時間を確保できないことがあります。
まだ兼業申請が出ていない企業であっても、将来を見据えて現在の規定を確認しておくことには意味があります。
また、就業規則の見直しでは、会社側のリスク対策だけでなく、「従業員から見て分かりやすいルールになっているか」という視点も重要です。
規定が複雑すぎたり、禁止事項の範囲が分かりにくかったりすると、せっかく就業規則を整備しても実際の職場で十分に機能しない可能性があります。
熊本市で兼業・副業制度の導入を検討している企業や、すでに兼業を認めているものの現在の規定に不安がある企業は、一度、自社の就業規則を確認してみてはいかがでしょうか。
兼業規定、秘密保持、服務規律などを現在の働き方に合わせて整理することで、従業員が安心して働ける環境づくりと、会社の情報を守るための体制づくりの両方につながります。
熊本市で兼業規定の作成・見直し、就業規則の変更、兼業・副業に伴う労務管理についてお困りの場合は、社会保険労務士へご相談ください。
企業ごとの業種、従業員数、現在の就業規則、兼業・副業の運用状況などを確認したうえで、実際の職場に合ったルールづくりを検討することが大切です。