2025年4月施行の改正旅費法と熊本企業への影響とは？

2024年に成立し、2025年4月から施行される「改正旅費法」。今回の改正では、宿泊費や移転費が定額支給から実費支給に変更されるほか、デジタル化の推進、支給対象の拡大など、企業の人事労務・経理実務にも大きな影響を与える内容が盛り込まれています。

特に熊本県内の中小企業や個人事業者にとっては、従来の慣習的な出張手当や旅費精算の運用方法を見直す必要が生じ、「就業規則の整備が急務」となる可能性があります。また、旅費精算や給与課税の取り扱いは税務とも密接に関連するため、税理士との連携を含めた体制構築が求められます。

たとえば、宿泊費の実費支給導入に際しては、実際の費用に基づく適正な支給金額の決定や証憑管理、支払方法の選定（立替えか法人カードか）など、各項目ごとの詳細なルール設定が不可欠です。そうした制度設計は、就業規則や出張規程との整合性を保ちながら進める必要があり、遅れるほど労使トラブルや税務リスクの発生リスクが高まります。

本記事では、熊本県内の企業が改正旅費法・旅費法施行令にどのように対応すべきか、社会保険労務士の視点から分かりやすく解説いたします。また、税理士との連携による具体的なメリットや、就業規則の見直しに際しての注意点も詳しくご紹介します。

 

 

熊本県での改正旅費法のポイントと企業への実務影響

2025年4月の施行に伴い、改正旅費法は従来の「定額支給」から「実費支給」への大幅な転換を実現します。これにより、企業の経費処理や人事制度の運用に大きな影響が及ぶため、熊本県内の中小企業は早急な対応が求められます。

 

宿泊費・移転費が「実費支給」に変わる意味

改正では、宿泊費や転居に伴う移転費が、定額支給から上限付きの実費支給方式に移行します。企業は、実際の出張実績や費用に基づいた柔軟な支給が可能になる一方、支給金額の妥当性や証憑管理を徹底する必要があります。熊本県内の企業では、地域ごとの宿泊料金のばらつきや、単身赴任や頻繁な出張が業務の一部となっている現状を踏まえ、出張規程に「実費支給の範囲」や「支給条件」を明文化することが急務です。

 

デジタル化による申請・支給フローの見直し

書面による旅費請求書の廃止により、経費精算はデジタルシステムへと移行されます。これにより、業務の効率化と内部統制の強化が期待される一方、IT環境の整備や従業員への新たな申請方法の教育が必要となります。特に熊本県内では、紙文化が根強い企業も少なくなく、今後のシステム導入や社内手続きの見直しが求められるでしょう。

 

税務処理・経費精算にも影響、税理士との連携がカギ

実費支給への移行は、旅費が給与扱いとなるリスクも孕んでいます。たとえば、曖昧な規定のまま高額な実費を支給すると、税務上「給与所得」と判断され、追徴課税等のリスクが生じる恐れがあります。このリスク回避には、明確な出張規程の策定と、税務上の妥当性確認が必要です。熊本県内の企業は、税理士と連携し、旅費の支給内容およびその根拠を明文化することで、税務トラブルの発生を未然に防ぐ取り組みが求められています。

 

就業規則の変更が必要なケースと対応ステップ

改正旅費法への対応にあたり、企業は就業規則や出張規程の見直しを強いられます。これにより、実費支給方式やデジタル経費精算の導入といった新たな運用方法が、社内ルールに適切に反映されることが必須です。

 

出張規程の見直しが必要な理由とポイント

改正旅費法では、宿泊費や移転費の支給方法、さらには近距離出張時の交通費取り扱いも変更されるため、従来の定額支給方式では対応が難しくなります。熊本県内の企業、特に建設業や製造業、IT企業など、県外への出張が頻繁に発生する業種では、「実費の範囲」や「証憑の管理方法」について明確なルール設定が不可欠です。これらのポイントを出張規程や就業規則に組み入れることで、後の労使トラブルを未然に防ぐことができます。

 

熊本県内企業で実際に行われた変更事例

実際、熊本市内のIT企業では、改正を受け「宿泊費上限の設定」とクラウド型の経費精算システムの導入が進められ、従業員が事前に支給可能な上限金額を把握する仕組みが整えられました。また、八代市の製造業では、税理士と協働して出張旅費の支給基準を明文化し、税務署とのやり取りがスムーズになり、内部監査の効率も向上したという事例も見られます。

 

就業規則変更時の手続きと労使協定のポイント

就業規則の変更は、法的手続きが必要とされ、労働基準監督署への届け出や従業員代表との協議が求められます。特に、旅費規程が「労働条件」に影響を与える場合、変更後の不利益変更とならないよう、十分な説明と同意形成が求められます。社会保険労務士などの専門家と連携し、適切な書式や通知文書を整備することで、スムーズな規則変更が実現されます。

 

 

税理士と社労士が連携することで得られるメリット

改正旅費法は、労務管理と税務処理の両面に関与するため、社労士と税理士の連携が極めて重要です。それぞれの専門性を活かすことで、企業は最適な制度設計とリスク回避策を講じることが可能となります。

 

旅費規程の整備と税務リスクの回避

実費支給への移行により、旅費が非課税の福利厚生費として扱われるか、または給与扱いとなるかの判断が問われます。不明瞭な規定や運用が続けば、税務調査での指摘や追徴課税のリスクが高まるため、社労士が出張規程や就業規則を整備し、税理士がその根拠を確認する連携が不可欠です。

 

「福利厚生費」か「給与課税」かの判断と整合性

実費支給では、必要以上に高いホテル利用や証憑不備により、支給金額が給与とみなされるケースがあります。明確な基準を就業規則や出張規程に明記し、税理士によるチェックを受けることが、正しい経費処理と課税判断に直結します。

 

地域密着の専門家ネットワークの活用

熊本県内では、顔の見える地域密着型の税理士と社労士の連携により、実務対応を強化する事例が増えています。たとえば、ある人材派遣会社では、社労士が出張規程を策定し、税理士が経費精算ルールをチェックすることで、課税リスクを最小限に抑え、従業員にも分かりやすい制度運用が実現されました。こうした連携体制は、企業の安定経営とガバナンス強化に寄与します。

 

 

熊本県全域で対応が求められる中小企業の課題と対策

改正旅費法への対応は、熊本市や八代市などの都市部だけでなく、天草、阿蘇、球磨といった地域の中小企業にも広く影響を及ぼします。特に、従業員数が少なく、専任の人事・総務担当がいない企業では、制度の理解や規程の整備、さらには税務・労務処理を一括して管理することが難しく、後手に回るリスクが懸念されます。

 

地域特性による対応のばらつき

阿蘇や天草など、一部地域では公共交通機関の整備が十分でなく、出張や移動にかかる実費の取り扱いが複雑になるケースも見受けられます。また、情報収集や制度変更の対応スピードが他の地域と比べて遅れる傾向にあるため、現状の慣習を踏襲したままの運用が続くことも課題となっています。

 

よくある課題と具体的対策

熊本県内の中小企業では、

• 出張規程や就業規則が存在しなかったり、内容が古くなっている
• 旅費の支給基準や実費・定額の区分が曖昧である
• 経費精算に必要な証憑保存ルールが整備されていない
• 紙ベースの運用に依存しているため、デジタルシステムの導入が遅れている

といった課題が頻出しています。これらに対し、社会保険労務士会や税理士会、地域の商工団体による説明会や無料相談、また行政の補助制度を活用するなどの対策が推奨されます。

中小企業が改正旅費法に順応するためには、まずは基礎となる制度整備を実施し、地元の専門家と連携した取り組みを進めることが、長期的な経営安定につながる重要な鍵となるでしょう。

 

 

まとめ｜今こそ、旅費法改正と就業規則の整備を

2025年4月施行の改正旅費法は、企業の旅費支給のあり方を根本から見直す転換点です。単なる制度変更に留まらず、就業規則、出張規程、経費精算、そして税務処理にまで大きな影響を及ぼすため、熊本県内の中小企業にとっても非常に重要な課題となります。

実費支給の導入やデジタル化への対応に合わせて、従業員のトラブル防止や税務リスクの回避を実現するには、制度を支える就業規則や関連規程の整備が不可欠です。社会保険労務士と税理士が連携して制度設計を行うことで、企業のガバナンス強化と従業員の安心感が実現されるでしょう。

今こそ自社の旅費制度を見直し、専門家と連携した適正な対応により、将来のリスクを未然に防ぐ対策に着手する絶好の機会です。

 

 

社会保険労務士へのご相談を（熊本県対応）

改正旅費法の対応や就業規則・出張規程の見直しに不安を感じている熊本県内の企業様へ。
私たち社会保険労務士は、地域に根ざした専門家として実務に即した制度整備および運用支援を行っています。

「自社の旅費規程、このままで大丈夫か？」「実費支給方式へどう移行すべきか？」「税務面のチェックも含めたトータルな対策を実施したい」――とお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。熊本県内の税理士との連携にも対応可能なワンストップサポート体制で、労務と税務の両面からお客様の事業運営をサポートいたします。

制度変更はスピードが命です。まずはお気軽にお問い合わせのうえ、企業体制の強化に向けた一歩を踏み出しましょう。